談到緊急采購問題，不少人都是站在為政府服務(wù)的角度去討論的，其實普通而又廣大的生產(chǎn)企業(yè)同樣面臨著緊急采購管理問題。怎樣處理緊急采購使物料能快速到位又符合企業(yè)的制度流程?朗速科技認(rèn)為可以從以下方面入手。

一、緊急采購產(chǎn)生的原因

1、客戶插單改單

生產(chǎn)排程制定好后有客戶緊急插單或突然改單是大多數(shù)企業(yè)都會遇到的狀況，這時采購部門按照原定生產(chǎn)計劃采購的物料將不能滿足生產(chǎn)需求，為了快速完成訂單生產(chǎn)就必須進(jìn)行緊急采購。

2、庫存管理不善

一些企業(yè)由于缺乏先進(jìn)的庫存管理技術(shù)或庫管人員工作不夠認(rèn)真負(fù)責(zé)，導(dǎo)致真實庫存數(shù)量與賬務(wù)數(shù)據(jù)不符，或物料出現(xiàn)質(zhì)量問題無法繼續(xù)使用。這些問題若是在生產(chǎn)部門領(lǐng)料階段才被發(fā)現(xiàn)，企業(yè)為了保障生產(chǎn)進(jìn)度和產(chǎn)品質(zhì)量就要通過緊急采購來補充庫存。

3、正常采購延誤

正常采購訂單受到延誤也會引發(fā)緊急采購，通常包含以下幾種情況：物料規(guī)格和價位等無法確認(rèn);忘開采購單或采購單審批不及時;采購人員與供應(yīng)商協(xié)商時間過長。

4、下單習(xí)慣

有的員工在下采購訂單時無論訂單是否是真的緊急，都習(xí)慣在訂單中標(biāo)注上“緊急”字樣，這樣做可能是出于工作習(xí)慣，也可能是為了引起采購人員的重視。

二、緊急采購的處理措施

通過上面的分析可以看出產(chǎn)生緊急采購的原因主要有四種，而真正需要采購部門進(jìn)行處理的其實只有三種。當(dāng)真正的緊急采購出現(xiàn)時，采購部門可在地理位置最近的供應(yīng)商中篩選出最合適的進(jìn)行采購，也可選擇位置較遠(yuǎn)但物流運輸快速的供應(yīng)商進(jìn)行采購。

對于下單習(xí)慣產(chǎn)生的緊急訂單，采購人員應(yīng)將問題反映給相應(yīng)的主管部門，讓其對下單格式進(jìn)行規(guī)范，普遍訂單不得添加“緊急”字樣。

三、減少緊急采購的方法

1、建立完善的緊急采購審核制度，當(dāng)有緊急采購需求時，不能直接把訂單流轉(zhuǎn)到采購部門，必須經(jīng)過相關(guān)主管的評審和批準(zhǔn)，且采購中增加的成本由下單部門承擔(dān)。

2、加強對庫存的管理和盤點，庫管員在平時的工作中一定要認(rèn)真細(xì)致，每一筆物料的入庫、領(lǐng)用都要進(jìn)行清晰的記錄。且定期對庫存進(jìn)行盤點，及時處理倉庫中的呆料廢料。

3、使用ERP軟件輔助企業(yè)進(jìn)行管理，ERP系統(tǒng)中包含了采購管理、庫存管理、生產(chǎn)管理、銷售管理等功能模塊，能從方方面面保障采購的及時性和準(zhǔn)確性。