隨著我國智慧城市和信息化建設(shè)加快推進，各機構(gòu)企業(yè)事業(yè)單位辦公自動化、電子政務(wù)普遍應(yīng)用發(fā)展，各種電子文件大量發(fā)生，無紙化辦公也逐漸成為一種趨勢，而電子檔案作為企業(yè)和部分事業(yè)單位等員工極為重要的信息，對于電子檔案管理軟件的需要也更加的迫切，然而對于從未接觸過的企業(yè)來說，這樣的管理軟件能給企業(yè)帶來哪些幫助呢?

什么是電子檔案管理軟件

是指通過計算機磁盤等設(shè)備進行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。該系統(tǒng)以字節(jié)、位的方式，通過計算機網(wǎng)絡(luò)，將實體檔案信息傳遞給便于理解的文本，而作為企業(yè)管理軟件在電子檔案當(dāng)中的實際運用，通過更加智能化和科學(xué)的管理方式，不斷的推動管理水平的提高。

電子檔案管理軟件作用

以往采用的是粗放型模式，即將增加辦公室人員和辦公室費用作為解決這一難題的唯一辦法，從而導(dǎo)致了管理費用的大幅上升。高性價比的電子檔案管理系統(tǒng)將傳統(tǒng)的以紙為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)換成機讀檔案，不僅節(jié)省了保管費用，節(jié)省了占用空間，而且查閱也非常方便快捷，避免了重復(fù)印制資料造成的紙張和人員浪費。

數(shù)字檔案管理使得查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員足不出戶就能了解到天下大事。由于信息的超時空流動，數(shù)字文件實際上成為無墻文件，文件庫也從文件實體的保管基本上成為提供便利的信息控制中心。提高了辦公效率。

紙質(zhì)檔案向數(shù)字電子檔案轉(zhuǎn)變后，利用檔案更加安全。數(shù)字歷史悠久的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是更好的保護，此外，經(jīng)過數(shù)字化處理后，還可以防止部分檔案被篡改。增強了對存儲檔案的保護性。

一款成熟的電子檔案管理軟件有著多個功能模塊，根據(jù)系統(tǒng)供應(yīng)商的不同而有所差異，而在信息數(shù)據(jù)化的時代進程當(dāng)中，企業(yè)實施電子檔案管理軟件是非常正確的選擇，在不斷地磨合和實施過程當(dāng)中，不斷的提高檔案管理水平。