隨著電子文檔取代普通的紙質(zhì)文檔;網(wǎng)絡(luò)審批代替?zhèn)鹘y(tǒng)假條;內(nèi)部郵件代替普通短信;OA辦公系統(tǒng)已悄無(wú)聲息的融入進(jìn)越來(lái)越多企業(yè)的日常管理中，那么OA辦公系統(tǒng)到底是什么?又有什么用呢?

一、OA辦公系統(tǒng)的定義

OA辦公系統(tǒng)是OfficeAutomation的縮寫，翻譯之后就是辦公自動(dòng)化，也就是常說(shuō)的無(wú)紙化辦公。OA是現(xiàn)代辦公與計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合的一種新型辦公模式。

OA辦公系統(tǒng)采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通技術(shù)，實(shí)現(xiàn)各部門間的協(xié)作，通過(guò)有效的資源共享和信息交流發(fā)布，可以達(dá)到提高個(gè)人工作效率、降低勞動(dòng)強(qiáng)度、增強(qiáng)公司整體運(yùn)營(yíng)能力的目的。

二、OA辦公系統(tǒng)的作用

1、實(shí)現(xiàn)工作流程自動(dòng)化

流程審批是大多數(shù)企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中不可缺少的一部分。由于傳統(tǒng)紙質(zhì)流轉(zhuǎn)和審批模式浪費(fèi)的時(shí)間和成本是相對(duì)的，用戶只需填寫自己的表格，點(diǎn)擊發(fā)送，然后使用電子化自動(dòng)流轉(zhuǎn)，審批結(jié)果就會(huì)自動(dòng)傳遞。這不僅節(jié)省了時(shí)間、紙張和精力，而且大大促進(jìn)了OA辦公系統(tǒng)的發(fā)展。OA辦公系統(tǒng)流程自動(dòng)流轉(zhuǎn)，大大節(jié)約了審批管理成本，提高了審批管理效率。

2、實(shí)現(xiàn)文檔共享

過(guò)去，大多數(shù)文件都是以紙質(zhì)文件的形式存儲(chǔ)的，不僅難以保存，而且難以找到。而通過(guò)辦公OA系統(tǒng)可以把所有的文檔以電子的形式進(jìn)行儲(chǔ)存。同時(shí)，通過(guò)設(shè)置不同的權(quán)限來(lái)查閱和共享文檔，使得文檔的機(jī)密性不會(huì)泄露，從而提高了企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

3、實(shí)現(xiàn)分布辦公

常規(guī)的辦公模式需要坐在電腦前才能完成工作。而有了OA系統(tǒng)只要連上網(wǎng)絡(luò)，就可以通過(guò)PC端和手機(jī)端隨時(shí)隨地實(shí)現(xiàn)跨地域的辦公，大大增強(qiáng)了溝通能力和工作效率。

4、提高跨部門協(xié)作效率

過(guò)去部門間的跨區(qū)域協(xié)作，往往因?yàn)闇贤ú患皶r(shí)，無(wú)法及時(shí)處理，而造成相互推諉扯皮現(xiàn)象?，F(xiàn)在通過(guò)OA辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了任務(wù)的統(tǒng)一分配，相關(guān)人員都會(huì)收到提醒，及時(shí)進(jìn)行協(xié)作處理。與此同時(shí)，任務(wù)中的每一個(gè)細(xì)節(jié)都可以在系統(tǒng)中清楚地顯示出來(lái)，避免權(quán)責(zé)不清、相互推諉等現(xiàn)象發(fā)生，進(jìn)而提高工作效率，強(qiáng)化業(yè)務(wù)規(guī)范。

5、打破信息孤島

大多數(shù)企業(yè)在電腦端設(shè)置了一個(gè)公用磁盤進(jìn)行共享，但是業(yè)務(wù)員一旦離開企業(yè)，就不能共享任何資源文檔。而OA辦公系統(tǒng)的使用，能通過(guò)整合、分類等方式將文件資料上傳到系統(tǒng)中，企業(yè)成員可在任何時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行查閱、討論、分享，讓企業(yè)每個(gè)成員都能更快地了解企業(yè)，增強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)的了解。

6、建立信息集成平臺(tái)

先進(jìn)的OA辦公系統(tǒng)不是單一的功能，而是ERP系統(tǒng)、HR、CRM等的集成，它在幫助企業(yè)運(yùn)營(yíng)方面起著關(guān)鍵作用。此外，將企業(yè)原有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)整合到工作流系統(tǒng)中，使員工能夠有效地獲取處理信息，提高企業(yè)的整體響應(yīng)速度。